På det danske marked er udbuddet af økonomisystemer eksploderet over det seneste årti, og opgaven med at finde det rette økonomisystem kan virke som en uoverskuelig opgave. Dette skyldes ikke mindst at IT-branchen, også inden for regnskabsprogrammer, er i konstant bevægelse. Mange kommer og mange går – i løbet af ganske kort tid igen.

Som med alt andet handler det om at finde frem til det der giver mest værdi for pengene.

Få den reelle pris på dit nye økonomisystem

For at få et samlet overblik bør du få oplyst de totale omkostninger på dit nye system. Herunder prisen for anskaffelse, installation, drift og evt. konvertering af gamle data. Desuden bør du også tjekke op på hvilke udgifter der evt. kommer til de følgende år, såfremt systemet kræver udvidelse med flere moduler eller andet. Herunder har vi listet de væsentligste ting du bør tage med i dine overvejelser.

1. Hvor meget vil du selv gøre, og have styr på i hverdagen?

Måske overvejer du at lade en revisor tage sig af dele af regnskabet, eller hele regnskabet. Den løsning bør tænkes godt igennem, da et opdateret og moderne økonomisystem er den vigtigste information om hvilken vej virksomheden bevæger sig i det daglige, blandt andet hvad angår salg, kundeinformation og likviditet.

Det mest fornuftige valg vil derfor for mange være at føre regnskab selv, og lade revisoren afslutte momsregnskaber og årsregnskaber.

2.Totalløsning eller modulopbygget? 

Vær sikker på du får en fuld oversigt over hvilke funktioner der er indbygget i det system du køber.

Som udgangspunkt kan alle systemer det samme, men mange leverandører tilbyder varierende versioner på løsninger, ud fra devisen at “du kun betaler for det du har brug for, og det du bruger”.

Du bør derfor sikre dig at den løsning du vælger, har de funktioner og værktøjer du skal bruge.

Ligeledes bør du bede om en oversigt over de omkostninger der er forbundet med en udvidelse af dit kommende system. De forskellige regnskabsprogrammer har diverse tillægs-moduler/add-on’s med tilsvarende forskelle i pris og funktion.

Hvad koster det foreksempel at tilkøbe et modul til e-handel eller projektstyring, eller få flere brugere på systemet?

En fordel vil være en totalløsning, eller som minimum får en komplet prisliste over de muligheder der er for udvidelse, før du træffer din beslutning.

3. Er der irriterende og unødvendige begræsninger?

Alle systemer har sine begrænsninger, men det skal ikke være et spørgsmål om hvad du kan leve med. Det kan blive unødvendigt dyrt, hvis der foreksempel kun er et begrænset antal bilag eller faktura til rådighed for registrering, eller at databasen er for lille til at rumme debitor/kreditor data eller lagerstørrelsen.

4. Hvilke krav har det nye system til hardware og sikkerhed? 

Det er vigtigt at få undersøgt hvilke krav det nye system har til infrastruktur. Det vil sige om SQL-databasen er inkluderet i prisen, eller du skal betale ekstra for den? Skal du have din egen webserver for at kunne håndtere e-handel? Totalprisen for disse ting kan hurtigt blive langt højere end du først var blevet stillet i udsigt.

Sikkerheden er et væsentligt aspekt der bør tages alvorligt fra starten. Vælger du en lokal installation på egen server, er det vigtigt dine data er sikret bedst muligt med automatisk daglig backup, for at imødegå brand, tyveri, hackerangreb ect.

Et godt alternativ til lokalinstallation er en hostet løsning, hvor alle data gemmes i “skyen”.

5. Hostet eller lokalinstallation? 

Der er fordele og ulemper, uanset hvilken løsning man vælger. Fakta er dog at flere og flere vælger de hostede løsninger hvis dette er muligt.

Den lokale installation hvor løsningen er installeret på din computer/server betyder at du ikke er afhængig af at have internet adgang, og er mere fleksibel med hensyn til integration af andre soft- hardware løsninger.

Til gengæld er du “låst” af den fysiske placering af pc’en eller adgangen til serveren via fjernskrivebord – der alligevel kræver internet adgang.

Eksempler på problematikken i dette sås blandt andet under nedlukningen som følge af Corona-virus, hvor mange blev sendt hjem, men ikke havde muligheden for at arbejde hjemmefra.

Flere og flere vælger en hostet version af deres økonomisystem, da både kunder og leverandører i stigende grad forventer at der kan distribueres elektronisk information på forskellig måde.

En hostet løsning giver dig adgang til systemet uanset hvor du er, hvilket sparer både ressourcer og tid på IT-driften. Det eneste det kræver er en internet adgang.

Dine data lagres i “skyen” – der er en fysisk server placeret et eller andet sted i verden. Du bør sikre dig hvor leverandøren har sin “sky”, da der er forskellige regler for dataopbevaring og sikkerhed i de enkelte lande, ligesom nogen lande er mere udsat for eksempelvis naturkatastrofer end andre. At du eventuelt har valgt den billigste løsning, med din “sky” placeret i en bambushytte på Fillipinerne, er det danske skattevæsen fuldstændig ligeglade med hvis den skyller i havet – det er dit ansvar alene, at sikre der er styr på dine data, og hvor de opbevares.

6. Har du brug for hjælp til installation og opsætning af dit nye system? 

Inden du bestemmer dig er det vigtigt at undersøge hvad der er inkluderet i installationen af dit nye regnskabsprogram. Skal databasen – økonomisystemet – rapporter – udskrifter osv. konfigureres af en konsulent eller har i egne IT-folk der kan det? Hvis ikke kan det føre til overraskende store ekstra omkostninger.

De fleste ønsker ved skift til andet økonomisystem at få de gamle regnskabsdata ført med over i det nye system. Sørg for i den forbindelse at få specificeret hvad leverandøren fakturerer for at konvertere dine gamle data.

Har man samtidig behov for specielle løsninger eller skræddersyede behov, kan dette samtidig være besværligt og dyrt at vedligeholde og opdatere på.

7. Hvad koster support og vedligeholdelse af systemet?

Din leverandør bør kunne levere en god support og vedligeholdelsesaftale, der dækker dine behov. Dette gør sig også gældende med hensyn til opdateringer af systemet, så du hele tiden lever op til den gældende lovgivning.

Nogle leverandører deler support og vedligehold op i 2 faktureringer. Her er det væsentligt at undersøge om: Du skal betale for opdateringer der giver dig nye funktioner? Skal du betale for nye brugermanualer? Bliver den support du har brug for faktureret separat, eller er der mulighed for fri telefonisk support, eller “klippekort”?

Alle disse ting har indflydelse på den samlede pris af dit regnskabsprogram.

8. Kurser og oplæring i systemet?

For at få fuldt udbytte af din investering og dit program, er det væsentligt at undersøge hvad din leverandør tilbyder af kurser og oplæring i økonomisystemet. Få gerne en oversigt over hvad der er brug for i forbindelse med implementeringen, så du sikrer dig brugerne forstår mulighederne i systemet fuldt ud – så får du også fuld valuta for pengene.

 

Med WinKompas får du Danmarks mest prisfornuftige og gennemprøvede totalløsning med alle moduler, uden begrænsninger!

kontakt os på:

Tlf.: 4422 4411

eller

mail: info@comteam.dk